4.1 La messagerie est l'épine dorsale de la bureautique communicante

Tant qu'une certaine masse critique d'utilisateurs de la messagerie n'est pas atteinte, l'implantation bureautique reste ponctuelle et balbutiante, cantonnée à quelques foyers d'utilisation fluctuante. La messagerie est utilisée le plus souvent par curiosité, comme un gadget.

A contrario, lorsque la masse critique est atteinte, apparaissent des problèmes liés à l'inflation des informations, et des effets pervers de la communication : saturation des possibilités de traitement des informations, mauvais ciblages, contourne-ment de la hiérarchie, non confidentialité des informations.

4.2 Les procédures manuelles sont encore largement utilisées

La circulation de documents sur support électronique consiste essentiellement en des tranferts de fichiers, de pièces-jointes transitant par la messagerie, de reroutage de messages en cas d'absence, de documents ou de modèles de lettres mis à disposition dans l'entreprise. Cet échange de documents se heurte encore à des incompatibilités de formats. Les outils traditionnels (tampons de diffusion, parapheurs,...) restent les moyens les plus utilisés pour la circulation des documents en entreprise.

Les formes de travail coopératif rencontrées se résument le plus souvent à des travaux très simplifiés. Le cas typique est celui de la coopération secrétaire/ingénieur sur un document, où la secrétaire dactylographie et met en forme, l'ingénieur relit, la secrétaire effectue les dernières modifications. Quelques outils manuels (fiches de lecture,...) sont constitués pour favoriser l'organisation du travail collectif sur de gros documents, mais le point de rencontre privilégié est la réunion physique : elle seule, permet la perception de tout un ensemble de méta-informations sur les participants, et favorise la dynamique des relations inter-personnelles.

La recherche documentaire demeure l'affaire de spécialistes.

4.3 Certains outils existants sont partiellement utilisés

Certains outils actuellement utilisés révèlent des points faibles et des lacunes (fonctionnalités manquantes, difficultés d'utilisation,...) :

• la messagerie : absence de signal pour témoigner de l'existence de pièces-jointes à un message, pas de trace du message envoyé,...

• l'annuaire : pas toujours accessible à partir d'autres services bureautiques, scepticisme sur la fraîcheur des informations,...

• l'agenda électronique : difficultés de mise à jour et indisponibilité pendant les déplacements, absence de signalement des nouveaux rendez-vous,...

• le télex et le fax : utilisés en émission, pas en réception, ne sont pas reliés à la messagerie,...

4.4 Quelques indicateurs du niveau d'intégration bureautique

Pour dégager une typologie de modèles socio-organisationels, un certain nombre d'indicateurs existent : ils appartiennent soit au domaine de la sociologie (systèmes de conduite, longueur de la ligne hiérarchique, qualifications,...) soit au domaine technique (réseaux, équipements télématiques,...). Pour cette étude, quatre indicateurs primordiaux ont été identifiés, dans l'ordre :

• Acceptation : les cadres sont ou non d'accord pour travailler à partir d'un clavier,

• Taux d'équipement : chaque utilisateur dispose ou non d'un écran,

• Restructuration progressive : certaines tâches administratives et de secrétariat sont peu à peu prises en charge par les cadres,

• Exemplarité : dans la pratique et le discours de la haute hiérarchie, la bureautique devient un support au travail collectif.

Ces indicateurs sont interdépendants et cumulatifs. Ainsi, le niveau d'intégration bureautique s'élève, au fur et à mesure que chaque échelon est franchis.

Selon le positionnement vis à vis de ces indicateurs, deux modèles organisationnels opposés émergent :

• si ces indicateurs ne sont que partiellement satisfaits, la pénétration bureautique se résume à quelques foyers dispersés au sein de la société. Il s'agit souvent de structures lourdes, dotées de fortes règles organisationnelles, nécessitant donc plus de temps et de prudence pour intégrer des produits bureautiques nouveaux.

• si ces besoins sont pratiquement comblés, ils favorisent la dynamique bureautique. L'organisation, de part sa souplesse, peut intégrer beaucoup plus rapidement la nouveauté dans son environnement de travail, en s'y pliant dans une certaine mesure.

5. Points clefs à considérer pour l'évolution du projet